Organiser un point-presse, diffuser un communiqué en Pays de Brest

J'organise un événement, colloque, assemblée générale ou autre. Comment puis-je avoir les faveurs des médias (presse écrite, radio, TV, internet... ) pour l'annoncer ?

Voici quelques règles simples qui mèneront, à coup sûr, à de bons résultats. Faire parler de son projet à un média passe par plusieurs étapes :

La rédaction du communiqué de presse (faisant office d'invitation à une conférence de presse dans certains cas), l'expédition de l'invitation aux médias, par courrier, mail ou fax (plus rarement par téléphone). la distribution d'un dossier de presse, pendant la conférence de presse, qui donne toutes les indications sur le contenu du projet.

Faire savoir : le communiqué de presse

Il se présente sous la forme d'une simple feuille A4, reprenant l'intitulé de la manifestation que vous organisez, en des termes simples et précis (car certaines fois, les textes sont repris tel quel dans la presse écrite ou audio).

Il est très important de préciser dès le premier paragraphe, la date et le lieu de ce rendez-vous, si possible en encadré, mais ce n'est nullement une obligation. N'hésitez pas à jouer avec les couleurs, avec les gros caractères, et à aérer votre texte. N'oubliez pas de laisser un contact (téléphone, mobile, mail) et le nom et la fonction d'une ou plusieurs personnes à appeler pour en savoir plus. Dites bien qui les journalistes pourront rencontrer, et leurs fonctions.

Le communiqué de presse peut aussi convier les journalistes à une conférence de presse (dans ce cas, indiquez-le bien). Voici deux exemples de présentation :

Dans l'exemple ci-dessus, on sait tout de suite qu'il s'agit d'un rendez-vous destiné à la presse. On apprend ensuite le pourquoi de l'invitation, puis enfin la date, l'horaire et le lieu. Le contact à joindre, téléphone doublé d'une adresse email, est indiqué en dernier. Ces informations pratiques sont bien mises en valeur.

Critiques : pour plus de clarté, le paragraphe aurait pu être scindé en deux ou trois parties par des retours à la ligne, au moins. De plus, on ignore le nom et la fonction précise des personnes présentes à la conférence de presse. Or, le journaliste a souvent besoin, pour préparer sa venue, de savoir qui il pourra rencontrer, pour enregistrer des témoignages par exemple.

Dans ce deuxième exemple, vous remarquerez que l'intitulé "conférence de presse", le nom, la date et le lieu du rendez-vous sont d'abord indiqués de façon claire (grâce à l'encadré). Cela donne envie de lire la suite. Et puis, avec trois numéros de téléphone, on est sûr de pouvoir contacter la structure invitante. Bien vu !

Critiques : le nom et la fonction des personnes présentes à la conférence de presse ne sont pas précisées. Il manque aussi un lien vers le site internet pour avoir plus d'informations.

La conférence de presse

Une conférence de presse (ou point-presse, ou rendez-vous presse) est un moment d'échange avec les journalistes de différents médias. Au lieu de visiter les organes de presse séparément, la pratique veut qu'on leur demande de se déplacer pour une réunion qui dure généralement une heure.

Ne dites pas trop sur le contenu de la manifestation que vous organisez et n'envoyez pas non plus de dossier de presse trop complet (voir plus loin) si vous envisagez d'organiser une conférence de presse (sinon les journalistes qui auront eu tous les renseignements utiles n'y viendront pas, sauf pour une photo ou des images TV).

J'en profite pour rappeler qu'on INVITE la presse, qu'on ne la CONVOQUE PAS (question de respect, excusez-moi...)

Le choix de l'heure. Tous les matins vers 9h (en général), les journalistes font le point sur les sujets à traiter dans la journée (conférence de rédaction). Alors, si vous ne pouvez faire autrement, éviter de les convier à une conférence de presse à 9h30 ou 10h. La fin de matinée (après 10h30) constitue le moment privilégié, sauf que la majorité des réunions avec les journalistes a lieu à ce moment-là. A privilégier : le début d'après-midi, mais pas après 17h pour les radios locales car les journalistes ont aussi un journal à présenter (les équipes sont plus réduites que celles des journaux). Songez aussi au temps de déplacement, car les journalistes de la presse parlée sont principalement situés dans les grandes villes. Il faut près d'une heure pour une équipe de télévision pour rejoindre Brest où elle est basée, et Quimper...

Autre conseil : il est inutile d'appeler trois fois un média les jours précédents pour demander s'il y aura un journaliste présent pour la conférence de presse. Le "Oui" et le "Peut-être" auront valeur de "Non" à cause de l'actualité changeante et de la fameuse conférence de rédaction.

Evitez aussi les conférences de presse les jeudis et vendredis, pensant que comme ça, vous serez dans le journal le samedi, quand le titre tire le plus. Ce n'est pas vrai. Les rédactions s'amusent bien à ce jeu et publient l'article le lundi ou le mardi (en fonction de la date de la manifestation et de la place dans la page).

Attachez-vous à ne pas avoir plusieurs personnes autour de la table pour dire strictement la même chose et uniquement être sur la photo. Il y a des signes qui, pour un journaliste, ne trompent pas.

N'imposez pas une personne en particulier pour s'exprimer à la presse (ex. le président d'une association, car les autres membres du bureau le prendraient mal). Discutez-en entre vous avant, pour voir ce que chacun et chacune peut apporter à la discussion (et assurez-vous qu'ils s'expriment bien devant le micro ou la caméra).

Des intervenants pouvant témoigner de ce qu'ils ont vécu, une personnalité du monde du spectacle et une personne parlant en langue régionale (ex. breton) sont des atouts pour France 3 Ouest et France 3 Iroise, et pour les radios qui diffusent des émissions en langue bretonne.

Soyez tolérant également avec les journalistes des radios, qui, même s'ils prennent des notes et posent des questions comme les autres, ont besoin d'un bout d'interview au micro et il est possible qu'ils vous demandent de vous prêter au jeu dix minutes avant l'heure de la réunion. Beaucoup d'entre eux travaillent uniquement le matin et présentent les journaux parlés du midi. Ils ont donc peu de temps ou doivent reprendre rendez-vous. Certains vous demanderont aussi de réaliser une interview enregistrée par téléphone s'ils ne peuvent pas venir.

Même réflexion pour la télévision qui peut avoir besoin d'images en extérieur et peut vous demander de lui consacrer un peu de temps à quelques kilomètres du lieu de la conférence de presse, le matin par exemple si le rendez-vous avec les journalistes a lieu l'après-midi.

Peut importe le média que le journaliste représente, alors traitez-le en respect. Cela signifie : commencer une conférence de presse à l'heure. Il peut manquer un journaliste d'un grand média, je sais que c'est important qu'il soit là, mais pensez à ceux qui sont arrivés à temps. Et puis, quand l'élu d'une collectivité "a du retard mais va arriver", commencez quand même (les journalistes paient le parcmètre, il est certes remboursé par le média, mais bon). C'est pour cela que la phrase "nous organisons une conférence de presse à 11 heures précise" n'est pas du goût des journalistes. Une question me titille et j'en profite : pourquoi n'attend-on jamais les représentants des radios, mais toujours ceux des journaux ?

Les journalistes ne sont pas concurrents entre eux. Ils s'échangent parfois des sujets. En revanche, il peut être mal vu de donner une info (scoop ?) à l'un des médias et pas à un autre, surtout quand une conférence de presse est prévue quelques heures ou quelques jours plus tard pour traiter du sujet (sauf si le média ne s'engage pas à diffuser l'info avant la conférence de presse, auquel cas votre honneur est sauf).

Ne confondez pas réunion de travail et conférence de presse. Il arrive parfois que les journalistes soient invités à un rendez-vous presse organisé à l'issue d'une réunion, à une heure déterminée à l'avance. Or, comme souvent les réunions durent plus longtemps que prévu, les journalistes sont soit conviés à attendre dehors (mais ils n'apprécient pas toujours), soit à participer à la fin de la réunion. C'est là que ça se gâte puisque les invitants oublient la présence des invités et continue de parler en des termes techniques et incompréhensibles pour les lecteurs et les auditeurs. De plus, ils ne s'adressent jamais directement aux journalistes présents puisque leur regard est tourné vers l'assemblée. Veillez donc à bien séparer réunion de travail et conférence de presse (et à prévoir des chaises en conséquence pour les journalistes : c'est du vécu !)

N'oubliez pas aussi de vous présenter, et (on l'oublie trop souvent) de demander aux journalistes qui ils sont, et pour quels organes ils travaillent, même si personnellement vous en connaissez quelques-uns. C'est par pur politesse envers ses confrères et les personnes qui vont parler avec vous de votre projet.

La conférence de presse n'est pas un monologue : ne lisez pas le dossier de presse ou vos notes, mais adressez-vous à vos interlocuteurs sous forme de dialogue (quand c'est au micro de la radio, c'est encore pire). Rien ne vaut la spontanéité pour convaincre un auditoire.

N'hésitez pas à demander plusieurs fois si les journalistes ont des questions à poser, ou des précisions à demander, avant de donner la parole à un interlocuteur de votre entourage pour présenter votre projet. Et si un journaliste intervient au cours de votre énoncé pour demander lui-même une précision, ne lui répondez pas d'attendre la fin de la conférence de presse pour lui répondre (ça peut paraître évident, mais pas pour tout le monde, histoire vraie).

A la fin de la réunion vient celui de la photo (de groupe en général), puis le temps des micros et caméras. Cet ordre est généralement admis par la profession (sauf exceptions, voir plus haut).

Après la conférence de presse, continuez à informer les médias de vos actions, par communiqué, plusieurs fois dans l'année, pour qu'ils n'oublient pas le rôle de votre association, entreprise ou mouvement. Une conférence de presse ne doit s'imposer que si vous avez une actualité qui peut intéresser les lecteurs, auditeurs et télespectateurs, et pas uniquement pour faire parler de vous.

Le dossier de presse

Il s'agit d'un ensemble de plusieurs pages reprenant le contenu de la manifestation que vous organisez, écrit de manière claire, sans faute (au cas où elles soient reprises tel quel dans la presse). Glissez-y si possible d'anciens articles déjà parus.

Pour les médias écrits voire la TV, faites des CD avec quelques photos d'illustration (en haute définition 300 DPI). Pour la radio, certains événements peuvent être présentés de manière sonore mais à titre d'illustration, pas d'information (le journaliste ne va pas s'amuser à tout recopier pour écrire les textes qu'il lira au micro). Là aussi, un CD est le bienvenu. Expédiez aux médias absents le dossier de presse (mail ou fax ou courrier).

Faut-il distribuer le dossier au début ou à la fin de la conférence de presse ? Je préfère l'avoir avant, personnellement, pour m'imprégner des différents éléments. Cela ne doit pas empêcher de suivre la réunion et de prendre des notes (en tous les cas, on n'écrira pas tout pour rien, vu qu'une bonne partie de ce qui se dira sera dans le dossier de presse. C'est particulièrement utile pour les chiffres et les noms de lieu).

Evitez de renvoyer les journalistes uniquement vers votre site internet s'ils veulent en savoir plus. C'est une solution de facilité pas appréciée de tout le monde si vous ne donnez pas beaucoup d'explications orales sur ce que vous voulez promouvoir. En revanche, n'ayez pas peur de mettre le dossier de presse en ligne pour le cas où. Tout un chacun pourra y accéder, journaliste ou pas, et cela vous donnera plus de visibilité.

Choix des médias à contacter

Je ne sais pas si l'on doit parler de choix. Mon conseil est d'inviter le plus de monde possible, presse écrite, magazine (grand public, collectivités, entreprises), radio, TV, web, agences de presse comme l'AFP, Reuters, AP... Vous n'aurez peut-être que trois journalistes présents, mais votre information aura été communiquée aux autres, et ils vous recontacteront peut-être plus tard au vu de ce que leurs collègues auront rédigé. Ca fonctionne très souvent comme ça !

Sachez que tout le monde ne lit pas les journaux, et que les jeunes et les anciens écoutent beaucoup la radio. Les réseaux (NRJ, Chérie FM, Hit West...) proposent des journaux locaux dans lesquels ils peuvent parler de votre actualité. Et pour prêcher pour ma paroisse, le réseau RCF diffuse deux fois par jour des magazines de 30 mn qui mettent en valeur une personne, une association ou un événement. N'hésitez pas ! Pensez aussi à la télévision régionale.

Dans tous les cas, cela ne vous coûtera que quelques mails, quelques timbres ou quelques fax. Ne craignez pas d'envoyer un mail (solution économique pour tout le monde, surtout en papier) et à le doubler d'un fax ou d'un courrier, quelques jours après pour ne pas faire celui qui insiste. Faites attention au nom de l'expéditeur indiqué dans votre boîte mail (le journaliste destinataire doit bien vous reconnaître et ne pas penser qu'il s'agit d'un spam ou d'un virus). N'oubliez pas d'indiquer l'objet précis du courrier électronique, sinon votre message sera purement et simplement mis à la corbeille.

Envoyer la même invitation aux rédactions locales du même journal peut-être utile. C'est de la popote interne ensuite (même s'il arrive parfois que deux journalistes du même média se déplacent sur le même événement).

Oubliez les invitations par téléphone, car les rendez-vous que vous pourriez indiquer sont parfois notés sur des feuilles volantes et l'intitulé peut-être incomplet. Mais n'hésitez pas en revanche à passer, si vous avez le temps, pour rencontrer les journalistes et leur dire que prochainement, vous les inviterez à un rendez-vous presse (sans trop leur dévoiler le contenu : l'une des qualités du journaliste n'est-elle pas sa curiosité ?)

Je pense aussi qu'il est nécessaire de communiquer l'information une dizaine de jours à l'avance au moins.

Très important : contactez bien la rédaction des médias, et non le service commercial, qui, lui, vous orientera vers un partenariat financier. Or, un journaliste est censé parler de vous gratuitement (sauf accords commerciaux).

Ne soyez pas frustrés : vous n'êtes pas obligés de connaître l'histoire, la ligne éditoriale ou le tirage (ou l'audience) d'un média pour inviter son représentant. De même, celui-ci connaît-il votre activité à fond ? Rappelez-vous qu'il s'agit d'un échange de bons procédés : le média a de la matière à se mettre sous la dent, et pour cela, il parle de vous, gratuitement.

Si vous avez affaire à un journal ou une radio qui a une diffusion régionale, n'hésitez pas à demander que l'article paraisse dans plusieurs éditions. Ce n'est pas garanti, mais on ne sait jamais, surtout si ce que vous présentez est original.

Un café, un apéritif, un repas ?

Pour le café ça va, mais pour certains journalistes, l'invitation à déjeuner est un temps révolu même si le déjeuner-presse est encore pratiqué. On ne parlera pas mieux d'une manifestation si on est choyé. Mais c'est sympa quand même ! Certains journalistes évitent ces moments (préférant prendre rendez-vous avant ou après) et d'autres pas.

Pour en savoir plus :

Si vous ne vous sentez pas d'attaque pour organiser ce travail préparatoire de rencontre avec les médias, vous pouvez faire appel à un(e) attaché(e) de presse. C'est leur métier et on les trouve dans l'annuaire dans la rubrique relations publiques. Ces professionnels sont indépendants ou ils exercent au sein d'un cabinet ou d'une agence de relations publiques, voire de communication.

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